最新实施日期：2020年6月15日    版本：A/3  修订号：3

目的

为证明公司所从事的认证审核活动符合规定要求，及本公司质量体系有效运行，并提供客观证据，特制定本程序。

适用范围

适用于公司所有受控质量记录的管理。

职责

3.1 管理部职责：管理部负责对所有受控质量记录的发布、登记、存档、作废。

3.2 职能部门职责

各职能部门负责本部门质量记录的编制、修改，审批、并提交管理部予以发放，确定质量记录的发放范围；负责本部门质量记录的保存、作废及销毁。负责按要求对本部门运行的质量记录进行存档。

工作程序

4.1 质量记录的编制、修改及审批

责任部门负责编制/修改本部门质量记录，部门负责人审核后报管理者代表或总经理批准。

所有质量记录均应按照规定进行格式设置并且编号。受控质量记录（除审核表单之外）编号代码说明见下表所示：

受控质量记录（除审核表单之外）编号示例如下所示：

XXXX-TD-01

4.2 质量记录的发布

编制部门负责人申请发布文件时，须将所需发布的文件及相应质量记录表单发送给管理部，经审批后按要求发布。

4.3 质量记录的保存

4.3.1管理部于质量记录发布后，将发布的质量记录分类登记至《质量记录清单》中。

4.3.2 管理部须将现行有效的质量记录表单及公文模板集中存放

4.4 质量记录的作废

出现如下情况，质量记录需做作废处理：

4.4.1 发布并实施相应更新版体系文件时；

4.4.2 因公司工作程序改变，无需再使用该质量记录时。

4.5 质量记录的填写及更改

4.5.1 各部门按程序文件、作业指导书/管理办法等要求填写记录并进行流转或上报。记录的填写应及时、真实、完整、准确、字迹清晰，不得随意涂改。

4.5.2 无需填写的内容应在该栏内划单杠线，不得留有空白栏。

4.5.3 凡签名或签章栏均应由当事人签名或加盖印章。

4.5.4 因出现笔误需更改时，应使用杠改方式进行更改，并在更改处由更改人签名并注明更改日期。

4.6 运行质量记录的保存

4.6.1 质量记录的最终留存部门应根据工作需要在本部门文件夹内存档相应的电子版记录，其中电子审核文档的存档按《电子审核文档管理办法》执行。

4.6.2 质量记录的最终留存部门应根据工作需要将本部门的纸质版记录存档在本部门的文件柜中，并保持贮存环境干燥，做到防蛀、防霉，确保记录在保存期限内的安全性和完整性。

4.6.3 与认证活动有关的记录（如合同协议、审核资料、纠正与纠正措施的验证、认证决定文件、认证文件、审核员及技术专家的专业能力证据等）保存期限为6年；人事档案应在人员离职后保存5年；其它记录按公司《质量记录清单》中保存期限的规定进行保存。

4.6.4 各部门在进行记录存档时，为使后续记录调阅方便，应编制适宜的查询号。

4.7 记录的销毁

所有介质类型的记录保存满保存期限时，责任部门应须经管理者代表批准后方可销毁，行政管理质量记录须经总经理批准后方可销毁。

4.8 记录的调阅

4.8.1 公司内部工作人员因工作需要调阅体系相关记录时，经管理者代表批准后，调阅相关记录，记录保存部门应配合查找并提供相关记录，并负责在调阅完毕后收回所有记录；

4.8.2公司外部人员需调阅公司任何记录时，均须经总经理批准后，调阅相关记录，记录保存部门应配合查找并提供相关记录，并负责在调阅完毕后收回所有记录。

引用文件及质量记录

5.1 《电子审核文档管理办法》

5.2 《受控体系文件清单》