最新实施日期：2023年9月11日    版本：A/4  修订号：4

目的

对本公司认证审核活动有关文件资料进行控制，确保各部门能够得到和使用有效版本的文件，防止无效及作废文件的使用。

适用范围

适用于对本公司质量体系及认证审核活动的文件管理。

职责

3.1 管理部职责：管理部负责文件的发布、更新、存档、作废、回收及销毁管理；

3.2 各职能部门职责

各职能部门负责本部门文件的编制、修改，确定文件发放范围，经审批后提交管理部予以发放；负责对文件使用部门及相关人员进行培训，并督促执行；负责管理本部门文件并提出作废文件需求。

工作程序

4.1 文件的范围

体系文件包括管理手册、程序文件、作业指导书、管理办法、公开性文件、与体系有关的外来文件（包括上级主管部门下发的认证认可法规、认证认可文件、IAF强制性文件、认证标准、技术规范等）。

4.2 文件的介质：文件的介质可以是纸张、计算机磁盘、光盘、其他电子介质等。

4.3 文件的状态

公司文件分为受控和非受控两类，受控文件须编号并标识。受控文件不得涂改和外借。公司内部网上发放的文件，为受控的只读文件。非受控文件和资料不编号，仅供参考、宣传用，不进行跟踪管理。

受控文件编号说明如下表所示：

4.4 文件控制

4.4.1 文件编制及审批要求

责任部门负责编制本部门相关文件并编制、审核及批准权限见下表所示：

文件审核阶段如需讨论评审，应由审核责任人组织文件评审小组开会讨论，评审通过时评审小组成员须共同会签。文件评审小组应由总经理、管理者代表、文控人员、编制人、主要利害相关部门负责人组成。

4.4.2 文件发布要求

编制部门负责人申请发布文件时，需填写《文件及记录管理审批表》并启动审批流程，经批准后管理部以编制部门负责人所发邮件的最终版内容及《文件及记录管理审批表》为准，将文件发布并在《受控体系文件清单》中登记。

4.4.3 文件更新要求

4.4.3.1 责任部门负责人须将经批准更新的文件及《文件及记录管理审批表》以邮件方式发送至管理部。管理部要求所有使用部门将作废文件删除，如需查阅作废文件，须向管理部提出申请。

4.4.3.2 文件的版本号按大写英文字母从A/0开始顺序标注，修订号按阿拉伯数字从0开始顺序标注。每次更改文件需更新修订号，当文件出现重大或三次以上更改、公司发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置。

4.4.4 文件存档要求

所有文件管理部均需存档一份纸质版。

管理部须将所有现行有效的文件电子版按如下要求建档存放。具体要求见下表所示：

4.4.5 文件作废要求

出现如下情况，文件需做作废处理：

4.4.5.1 发布并实施相应更新版体系文件时；

4.4.5.2 因公司工作程序改变，经管理者代表批准，不再使用该文件时；

4.4.5.3 对于外来文件，经发文部门确认已作废的文件；

4.4.5.4 经总经理批准，应作废的公开性文件。

4.4.6 文件回收及销毁要求

所有在网页或系统上发布的体系文件作废时，管理部应将该文件从网页或系统上删除。管理部存档用的纸质版文件作废时，应填写《文件及记录管理审批表》经总经理批准后方可销毁。

4.5 外来文件管理

4.5.1 外来文件的收集渠道

管理部负责收集上级主管部门的认证认可法律法规、认可准则。

4.5.2 负责收集外来文件的部门接收到外来文件后需发送管理者代表批准后予以发布实施，管理部负责将各部门收集的外来文件登记入《外来文件清单》。

4.5.3 外来文件的作废、回收及销毁见本文件4.4.6条款要求。

4.6 文件借阅要求

公司内部人员如需查阅超出发放范围的文件，经管理者代表批准后由管理部提供相应文件。

公司外部人员查阅有关文件，经总经理批准后，管理部方可提供相应文件纸质版供查阅，在对方查阅完毕后必须收回文件并销毁。

引用文件及记录表单

5.1 受控体系文件清单

5.2 外来文件清单

5.3 s文件及记录管理审批表